Za pośrednictwem niżej wskazanych kanałów komunikacji przyjmowane są w Agencji Badań Medycznych (dalej: Agencja) zgłoszenia uzasadnionego podejrzenia oraz zaistniałego lub potencjalnego naruszenia, do którego doszło lub najprawdopodobniej dojdzie w Agencji lub próby ukrycia takiego naruszenia związanego z:
- działaniem lub zaniechaniem niezgodnym z prawem, regulacjami wewnętrznymi lub standardami etycznymi, obowiązującymi w Agencji;
- działaniem lub zaniechaniem mającym na celu obejście wyżej wskazanych regulacji, standardów lub prawa.
Zgłoszenia naruszenia można dokonać według wyboru w formie:
- elektronicznej poprzez następujący formularz zgłoszeniowy;
- elektronicznej na adres e-mail Pracownika rozpatrującego zgłoszenie;
- przesyłki skierowanej na adres siedziby Agencji z dopiskiem „poufne - do rąk własnych” odpowiedniego Pracownika rozpatrującego zgłoszenie;
- przesyłki złożonej w siedzibie Agencji bezpośrednio do Pracownika rozpatrującego zgłoszenie;
- oświadczenia złożonego w siedzibie Agencji podczas bezpośredniego spotkania w obecności Pracownika rozpatrującego zgłoszenie zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku Sygnalisty o organizację spotkania.
Pracownikiem rozpatrującym zgłoszenie jest:
- Pełnomocnik ds. zgłoszeń - w zakresie wszystkich naruszeń (e-mail: compliance@abm.gov.pl);
- Inspektor Ochrony Danych - w zakresie naruszeń dotyczących ochrony prywatności i danych osobowych (e-mail: iod@abm.gov.pl);
- Pełnomocnik ds. przeciwdziałania nadużyciom finansowym – w zakresie podejrzeń nieprawidłowości lub działań niepożądanych w konkursach organizowanych przez Agencję lub projektach finansowanych przez Agencję, a także przy wdrażaniu Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności (e-mail: fraud@abm.gov.pl);
- Pełnomocnik ds. SZBI – w zakresie naruszeń dotyczących bezpieczeństwa sieci lub systemów teleinformatycznych oraz bezpieczeństwa informacji (e-mail: bezpieczenstwo@abm.gov.pl).
Adres siedziby: Agencja Badań Medycznych, ul. Chmielna 69, 00-801 Warszawa.
Godziny pracy: poniedziałek-piątek w godz. 8:00-16:00 (z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy oraz ustalonych przez Agencję jako wolne, o których Agencja informuje na swojej stronie internetowej z odpowiednim wyprzedzeniem).
W celu sprawnego rozpatrzenia zgłoszenia i skutecznego podjęcia działań następczych zaleca się, aby zgłoszenie zawierało w szczególności:
- dane osoby/podmiotu, którego dotyczy naruszenie;
- opis i przebieg naruszenia (np. czas, miejsce, okoliczności, świadkowie);
- dane Sygnalisty (jeżeli zgłoszenie nie następuje anonimowo);
- wszelkie inne informacje, które mają związek z naruszeniem, w tym ewentualne dokumenty;
- wskazanie czy naruszenie zostało zgłoszone do innego organu (jeżeli tak, kiedy i do jakiego).
Sygnalista może dokonać zgłoszenia anonimowo albo podając swoje dane personalne lub kontaktowe. Agencja nie będzie podejmowała żadnych działań zmierzających do ustalenia tożsamości anonimowych Sygnalistów.
W sposób określony powyżej Sygnalista może dokonać zgłoszenia naruszenia dotyczącego
w szczególności:
- zamówień publicznych;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci lub systemów teleinformatycznych oraz bezpieczeństwa informacji;
- podejrzeń nieprawidłowości lub działań niepożądanych w konkursach organizowanych przez Agencję lub projektach finansowanych przez Agencję;
- incydentów o charakterze korupcyjnym;
- wystąpienia zagrożenia dla życia, zdrowia, bezpieczeństwa i higieny pracy lub środowiska;
- podejrzenia nieprawidłowości lub działań niepożądanych przy wdrażaniu Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności;
- zdarzeń o charakterze mobbingu lub dyskryminacji, w tym molestowania lub molestowania seksualnego;
- wystąpienia przypadków konfliktu interesów;
- Regulaminu Pracy;
- Kodeksu Etyki.