Agencja Badań Medycznych Komunikat ws. rozliczania wydatków przez konsorcjantów zagranicznych w projektach komercyjnych finansowanych przez ABM - Aktualności

W ramach projektów komercyjnych finansowanych przez Agencję Badań Medycznych możliwe jest rozliczanie wydatków ponoszonych przez konsorcjanta zagranicznego w poniższych przypadkach:

• realizacji zadań/badań na rzecz pacjenta w projekcie, uprawnionego do świadczeń zdrowotnych na terenie Rzeczypospolitej Polskiej,
• w sytuacji, gdy w badaniu klinicznym obok pacjentów uprawnionych do świadczeń zdrowotnych na terenie RP biorą udział pacjenci nieuprawnieni do przedmiotowych świadczeń, możliwe będzie rozliczanie analiz badań diagnostycznych (laboratoryjnych i obrazowych etc.) i analiz biostatystycznych wyników badań, wraz z kosztami osobowymi ponoszonymi w związku z tymi analizami.

Jednocześnie utrzymany zostaje zakaz finansowania badań pacjentów nieuprawnionych do świadczeń na terenie RP, w zakresie procedur medycznych bezpośrednio wykonywanych na pacjencie.

Poniższe zasady dotyczące rozliczania się z konsorcjantem zagranicznym muszą zostać ujęte
w ramach umowy konsorcjum, a Załączniki nr 1 i 2 do niniejszego Komunikatu muszą stanowić załączniki do umowy konsorcjum:

1. Koszty poniesione przez konsorcjanta zagranicznego mogą być kwalifikowalne, o ile są zgodne z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie i są niezbędne do realizacji celów projektu.
2. Wydatki ponoszone przez konsorcjantów zagranicznych muszą być dokonywane w sposób zgodny z zasadami racjonalnej gospodarki finansowej, w szczególności najkorzystniejszej relacji nakładów do rezultatów.
3. Wydatki mogą być rozliczane wyłącznie w kwotach netto.
4. Udział konsorcjantów zagranicznych polegający w szczególności na wniesieniu zasobów ludzkich, organizacyjnych, technicznych lub finansowych, musi być adekwatny do celów projektu. Niezależnie od podziału zadań i obowiązków w ramach konsorcjum z podmiotem zagranicznym, ostateczną odpowiedzialność za prawidłową realizację projektu ponosi lider konsorcjum.
5. Lider konsorcjum zobowiązany jest wskazać we wniosku o dofinansowanie jakie dokładnie wydatki wchodzą w skład pozycji budżetowej, do której przyporządkowany jest konsorcjant zagraniczny oraz potwierdzić w Opisie sposobu kalkulacji kosztu, że podane kwoty są oszacowane w wartościach netto i podać ich sposób wyliczenia.
6. Przekazanie środków konsorcjantowi zagranicznemu następuje na zasadzie zaliczki lub refundacji. Rozliczenie finansowe pomiędzy liderem konsorcjum i konsorcjantem zagranicznym odbywa się na zasadach określonych umową o dofinansowanie i umową konsorcjum. Lider konsorcjum ponosi odpowiedzialność za rozliczenie oraz działania
   i zaniechania konsorcjanta zagranicznego w zakresie obowiązków wynikających z umowy
   o dofinansowanie.
7. Konsorcjant zagraniczny zobowiązany jest do przekazywania liderowi konsorcjum szczegółowych zestawień wydatków zarówno w walucie, w której dokonano płatności,
   jak i w walucie PLN, w formie tabelarycznej, stanowiącej Załącznik nr 1 do niniejszego Komunikatu. W zestawieniu wydatków konsorcjant zagraniczny wpisuje m. in. numer zadania, rodzaj prac, kategorię kosztu, numer faktury/dowodu księgowego, nazwę usługi/towaru związanego z poniesionym wydatkiem, kwotę oraz numer pozycji budżetowej z wniosku
   o dofinansowanie (w ramach której rozliczany jest wydatek), procent dofinansowania. Konsorcjant zagraniczny wpisuje również nazwę/kod waluty oraz kurs wymiany. Lider konsorcjum przed wykazaniem wydatków konsorcjanta zagranicznego w Raporcie sprawozdawczym jest zobowiązany do weryfikacji prawidłowości wydatków poniesionych przez konsorcjanta zagranicznego, zarówno pod względem finansowym (w tym prawidłowość przeliczenia kwoty wydatku z waluty obcej na PLN), jak i merytorycznym.
   W raporcie mogą zostać wykazane tylko wydatki konsorcjanta zagranicznego zatwierdzone przez lidera konsorcjum.

Dofinansowanie wykazywane w zestawieniu wydatków przez konsorcjanta zagranicznego będącego przedsiębiorcą musi być zgodne z intensywnością pomocy publicznej przyznaną na dany rodzaj prac. Konsorcjant zagraniczny będący organizacją badawczą, realizujący projekt
w ramach niegospodarczej działalności, otrzymuje wsparcie w 100% kosztów kwalifikowalnych.

7. Na żądanie Agencji Badań Medycznych lider konsorcjum ma obowiązek przedstawić Zestawienie wydatków konsorcjanta zagranicznego wraz z dokumentami źródłowymi, ich opisami i potwierdzeniami zapłaty. Wszystkie faktury i inne dowody księgowe związane z wydatkami konsorcjanta zagranicznego muszą być opisane zgodnie z wytycznymi wskazanymi w umowie o dofinansowanie. Obowiązek dostarczenia informacji do konsorcjanta zagranicznego, niezbędnych do przygotowania prawidłowego opisu dokumentu księgowego oraz przygotowanie dwujęzycznego wzoru opisu, spoczywa na liderze konsorcjum.
8. Rozliczenie kosztów konsorcjanta zagranicznego będzie następowało przy zastosowaniu stałego kursu walutowego wg Tabeli NBP kursów średnich walut na dzień ogłoszenia Komunikatu. W przypadku istotnej zmiany kursu walut, Agencja Badań Medycznych rozważy zmianę kursu stosowanego do rozliczeń z konsorcjantami zagranicznymi.
9. Konsorcjant zagraniczny każdorazowo do podpisanego Zestawienia wydatków dołączy Oświadczenie stanowiące Załącznik nr 2 do niniejszego Komunikatu. Agencja Badań Medycznych rekomenduje, żeby zarówno Zestawienie wydatków (Załącznik nr 1) jak
   i Oświadczenie (Załącznik nr 2) były podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
10. Dopuszczalne jest przekazywanie środków konsorcjantom zagranicznym w walutach innych niż PLN.  Do rozliczenia z Agencją Badań Medycznych należy stosować kursy walut, o których mowa w pkt 8. Różnice kursowe, prowizja bankowa, w tym koszty przewalutowania nie stanowią kosztu kwalifikowalnego w projekcie.
11. Wymagania dotyczące dostępności i przechowywania dokumentów finansowych i księgowych konsorcjantów zagranicznych są identyczne jak wymagania dotyczące dokumentacji lidera/konsorcjantów krajowych. Konsorcjant zagraniczny musi przechowywać kompletną dokumentację potwierdzającą poniesienie każdego wydatku w takim samym okresie po zakończeniu projektu co lider i jest zobowiązany do jej udostępnienia (oryginały lub kopie/skany tych dokumentów), na każde wezwanie Agencji Badań Medycznych.

Powyższe zapisy muszą zostać uwzględnione w umowie konsorcjum, oprócz zakresu podstawowego wskazanego w regulaminie konkursu, we wzorze umowy konsorcjum.

Dodatkowo, lider konsorcjum zobowiązany jest do wskazania w umowie konsorcjum, zadań konsorcjanta zagranicznego w podziale na:

• zadania objęte finansowaniem przez Agencję Badań Medycznych,
• zadania realizowane bezkosztowo – określające m. in. rolę konsorcjanta zagranicznego
  w zarządzaniu projektem (w celu potwierdzenia definicji konsorcjum).

Stosowanie wyżej opisanego sposobu rozliczania się z konsorcjantem zagranicznym jest możliwe po:

• wykazaniu we wniosku o dofinansowanie lub po odpowiednim jego zaktualizowaniu, działań konsorcjanta zagranicznego określonych w ramach harmonogramu realizacji projektu, wraz
  z przypisaniem konsorcjantowi zagranicznemu pozycji budżetowych, w których zostanie wskazana kwota netto, a w Opisie sposobu kalkulacji kosztu, sposób jego wyliczenia,
• zawarciu umowy konsorcjum uwzględniającej powyższe zasady rozliczania się z konsorcjantem zagranicznym.

Możliwość stosowania powyższego rozliczania się z konsorcjantem zagranicznym wchodzi w życie od daty zawarcia lub aneksowania umowy konsorcjum – tj. od daty złożenia podpisu przez ostatnią ze Stron.

Informujemy o aktualizacji kursu walut do rozliczeń beneficjentów z partnerami zagranicznymi w projektach, dla których Regulamin konkursu nie określał kursu walut. Aktualny kurs walut do rozliczeń określa Tabela NBP kursów średnich walut z dnia 14.11.2024 r.

Kurs walut będzie aktualizowany co roku