Agencja Badań Medycznych Konkurs na doskonalenie i zwiększenie potencjału naukowo-badawczego istniejących Centrów Wsparcia Badań Klinicznych (2024/ABM/7/KPO) – dodatkowe wyjaśnienia oraz aktualizacja dokumentacji - Aktualności

W nawiązaniu do spotkania z potencjalnymi wnioskodawcami konkursu nr 2024/ABM/7/KPO, które miało miejsce w dniu 7 listopada 2024 r. poniżej przekazujemy dodatkowe wyjaśnienia dotyczące  zagadnień poruszonych w trakcie spotkania.

Rozliczanie amortyzacji w okresie realizacji przedsięwzięcia

W załączniku nr 2 do Regulaminu konkursu pn. Katalog kosztów w przedsięwzięciu wskazano, że w przypadku rozliczania kosztów amortyzacji należy przedstawić dokumenty, które zostały szczegółowo wymienione na str. 16 ww. załącznika.

Warto w tym miejscu wskazać, że „Poza wyposażeniem wymienionym w Standardzie (Rozdział 2), do kosztów kwalifikowalnych zalicza się również zakup wyposażenia medycznego, diagnostycznego i laboratoryjnego zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa w zakresie wyposażenia placówek ochrony zdrowia oraz urządzeń, aparatury i sprzętu medycznego, w tym możliwość zakupu i amortyzacji sprzętu proporcjonalnie w okresie realizacji Przedsięwzięcia tj. gdy spełnione są następujące warunki:

1. kwota wydatków jest należycie uzasadniona dokumentami potwierdzającymi o wartości dowodowej równoważnej fakturom obejmującym koszty kwalifikowalne,
2. koszty odnoszą się wyłącznie do okresu realizacji Przedsięwzięcia wskazanego w Umowie o objęcie wsparciem,
3. dotacje publiczne nie zostały wykorzystane do celów nabycia amortyzowanych aktywów.”

Przygotowując wniosek o objęcie wsparciem i uwzględniając koszty amortyzacji czy dokonując rozliczenia takich kosztów należy pamiętać o przepisach prawa powszechnie obowiązującego oraz o przepisach wewnętrznych tj. polityce rachunkowości w danej jednostce. Koszty amortyzacji są naliczane zgodnie z przepisami krajowymi (ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych). Regulacje dotyczące prawa bilansowego są ujęte w ustawie o rachunkowości art. 31-32.

Jeżeli zgodnie z przepisami krajowymi (ustawa o podatku dochodowym, ustawa rachunkowości) oraz wewnętrznymi uregulowaniami (polityką rachunkowości stosowaną przez jednostkę) sprzęt nie podlega amortyzacji (np. ze względu na niską wartość tj. poniżej 10 000 brutto PLN), wtedy całkowita wartość sprzętu może zostać rozliczona w ramach przedsięwzięcia.

Podwykonawstwo a kategorie wydatków w systemie CST2021

W Regulaminie konkursu w podrozdziale 2.6 wskazano co rozumiane jest pod pojęciem Podwykonawstwa.

„Podwykonawstwo w ramach Przedsięwzięcia oznacza powierzenie wykonawcom zewnętrznym realizacji działań merytorycznych przewidzianych w ramach danego Przedsięwzięcia, np. zlecenie archiwizacji dokumentacji lub przeprowadzenia szkolenia. Wydatki związane ze zleceniem usługi merytorycznej w ramach przedsięwzięcia mogą stanowić wydatki kwalifikowalne pod warunkiem, że są wskazane w zatwierdzonym Wniosku”.

Natomiast w punkcie 36 Słownika pojęć w konkursie wyjaśniono kim jest Podwykonawca. Jest to „podmiot realizujący na rzecz OOW usługi o charakterze merytorycznym – doradczym lub równoważnym (takie jak np. konsultacje zewnętrzne, wykonanie testów), niezwiązane ze zwykłymi kosztami operacyjnymi. Podwykonawca nie może brać udziału w realizacji wspólnej polityki finansowej OOW oraz w zarządzaniu Przedsięwzięciem. Podwykonawca nie może występować jako strona Umowy. Podwykonawca musi być wyłaniany na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, o ile przepisy powszechnie obowiązującego prawa tego wymagają.”

W związku z powyższym, istotną kwestią przy przygotowywaniu wniosku o objęcie przedsięwzięcia wsparciem jest prawidłowe zakwalifikowanie kosztów związanych z podwykonawstwem, ponieważ od takich kosztów nie są naliczane koszty pośrednie. Wydatki związane z podwykonawstwem nie mogą przekroczyć 30% sumy pozostałych kategorii wydatków bezpośrednich. W przeciwnym razie wniosek o objęcie przedsięwzięcia wsparciem może zostać negatywnie oceniony na etapie oceny formalnej.

Projektując budżet przedsięwzięcia należy brać pod uwagę krajowe przepisy dotyczące zamówień publicznych tj. (ustawę o zamówieniach publicznych w szczególności art. 27 tj. [Zamówienia obejmujące równocześnie usługi, dostawy lub roboty budowlane].

W ww. artykule wskazano, że

1. Jeżeli zamówienie obejmuje równocześnie usługi, dostawy lub roboty budowlane, do udzielenia zamówienia stosuje się przepisy ustawy dotyczące głównego przedmiotu zamówienia.
2. Jeżeli zamówienie obejmuje równocześnie:
   1. usługi i dostawy lub
   2. usługi i usługi społeczne oraz inne szczególne usługi

- główny przedmiot zamówienia określa się przez ustalenie, która z szacowanych wartości danych usług lub dostaw jest wyższa”.

Przykład: jeżeli podczas planowania zamówienia na zakup systemu IT, wartość usług informatycznych jest większa niż wartość dostawy, Zamawiający zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych będzie stosował przepisy dot. usług.

W takim przypadku koszty zakupu systemu IT będą stanowiły wartość usług zewnętrznych dostarczanych przez Podwykonawcę. Od takich kosztów usług zewnętrznych (podwykonawstwa) nie będą naliczane koszty pośrednie.

Wynagradzanie personelu CWBK i personelu badawczego w ramach projektów badań niekomercyjnych i komercyjnych

Punkt 1.4 Standardu Modelowego CWBK 3.0 pn. Zespół projektowy w badaniu niekomercyjnym wynika z kryterium formalnego nr 15 B pkt. f regulaminu konkursu nr ABM/2021/6 dla Onkologicznych CWBK, który mówi o tym, że stopień zgodności składu standardowego zespołu badawczego (badacze, pielęgniarki, farmaceuta, diagnosta laboratoryjny, monitor, medical writer) ze Standardem Modelowym OnkoCWBK powinien wynosić 100%. Zapis dotyczy wyłącznie zespołu badawczego realizującego niekomercyjne badania kliniczne.

Zgodnie z pkt. 1.1 załącznika nr 2 do regulaminu konkursu nr 2024/ABM/7/KPO pn. Katalog kosztów przedsięwzięcia kosztami kwalifikowalnymi związanymi z wynagrodzeniem dodatkowej kadry CWBK i/lub zwiększeniem wymiaru zatrudnienia obecnej jest wynagrodzenie personelu zatrudnionego na stanowiskach podstawowych, doraźnych i fakultatywnych zgodnie ze Standardem CWBK 3.0, a także personel ośrodka faz wczesnych – lekarze, pielęgniarki oraz inne stanowiska nie ujęte w Standardzie, których specjalizacja i kwalifikacje zapewnią zwiększenie efektywności pracy CWBK, a uzasadnienie ich zatrudnienia wskazuje na korzyści dla rozwoju CWBK.

Personel realizujący bezpośrednio badania kliniczne, jak np. główny badacz, współbadacze, personel pielęgniarski itp. (personel nie zatrudniony w CWBK) otrzymują wynagrodzenie z projektu badania niekomercyjnego lub od sponsora badania komercyjnego, zatem ich wynagrodzenie będzie niekwalifikowane w przedsięwzięciu. W przypadku np. koordynatora lub monitora zatrudnionego w CWBK, nie mogą oni otrzymywać wynagrodzenia z tytułu obsługi badań niekomercyjnych ponieważ głównym celem powstania CWBK jest realizacja badań niekomercyjnych i za to przede wszystkim personel CWBK otrzymuje wynagrodzenie – otrzymanie dodatkowego wynagrodzenia z tytułu realizacji badania niekomercyjnego jest w tym przypadku podwójnym finansowaniem. Jeśli pracownik CWBK zaangażowany jest w realizację badań komercyjnych, kwestię dodatkowego wynagradzania z tego tytułu ABM pozostawia do wewnętrznych decyzji beneficjenta i nie jest to też przedmiotem kontroli.

Aktualizacja dokumentacji konkursowej

Dodatkowo, uprzejmie informujemy, że dokonano aktualizacji dokumentacji Konkursu nr 2024/ABM/7/KPO. Wprowadzone zmiany dotyczą:

• zmiany definicji dodatkowego realizatora oraz konsorcjum w słowniku pojęć regulaminu – usunięto błędne zapisy ograniczające maksymalny skład konsorcjum;
• korekty opisu kryterium formalnego horyzontalnego nr 7 pn. Sytuacja finansowa OOW i wykonalność finansowa Przedsięwzięcia – zmieniono źródło danych na podstawie których dokonywana będzie ocena ww. kryterium (poprzednie odwołanie było niewłaściwe);
• doprecyzowania zapisu dot. metodologii kosztów pośrednich oraz usunięcia mylącego sformułowania;
• zmiany zapisów wzoru umowy o objęcie przedsięwzięcia wsparciem – zrezygnowano z konieczności utrzymania wartości wskaźników produktu przez 5-letni okres trwałości, wymóg ten dotyczyć będzie wyłącznie wskaźników rezultatu.

Jednocześnie informujemy, że wprowadzone zmiany nie naruszają zapisów art. 16 ust. 2 Ustawy o ABM tj. nie skutkują nierównym traktowaniem Wnioskodawców.

Więcej informacji znajduję się w zakładce dedykowanej ww. konkursowi oraz pod tym linkiem https://abm.gov.pl/pl/konkursy/aktualne-nabory-1/2692,Konkurs-na-doskonalenie-i-zwiekszenie-potencjalu-naukowo-badawczego-istniejacych.html

W przypadku pytań niezmiennie prosimy o kontakt pod adresem e-mail: cwbk@abm.gov.pl