Agencja Badań Medycznych Komunikat ws. rozliczania wydatków przez partnerów/konsorcjantów zagranicznych w projektach naukowych finansowanych przez ABM - Aktualności

W ramach projektów finansowanych przez Agencję Badań Medycznych możliwe jest rozliczanie wydatków ponoszonych przez partnera zagranicznego w poniższych przypadkach:

• realizacji zadań/badań na rzecz pacjenta w projekcie, uprawnionego do świadczeń zdrowotnych na terenie Rzeczypospolitej Polskiej,
• w sytuacji, gdy w badaniu klinicznym obok pacjentów uprawnionych do świadczeń zdrowotnych na terenie RP biorą udział pacjenci nieuprawnieni do przedmiotowych świadczeń, możliwe będzie rozliczanie analiz badań diagnostycznych (laboratoryjnych i obrazowych etc.) i analiz biostatystycznych wyników badań, wraz z kosztami osobowymi ponoszonymi w związku z tymi analizami.

Jednocześnie utrzymany zostaje zakaz finansowania badań pacjentów nieuprawnionych do świadczeń na terenie RP, w zakresie procedur medycznych bezpośrednio wykonywanych na pacjencie.

Zasady rozliczania się z partnerem/konsorcjantem zagranicznym.

Poniższe zasady dotyczące rozliczania się z partnerem zagranicznym muszą zostać ujęte w ramach umowy partnerstwa/konsorcjum (umowa dwujęzyczna), a Załączniki nr 1 i 2 do niniejszego Komunikatu muszą stanowić załączniki do umowy partnerstwa/konsorcjum:

1. Koszty poniesione przez partnera zagranicznego mogą być kwalifikowalne, o ile są zgodne z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie i są niezbędne do realizacji celów projektu.
2. Wydatki dokonywane przez partnerów zagranicznych muszą być dokonywane w sposób zgodny z zasadami racjonalnej gospodarki finansowej, w szczególności najkorzystniejszej relacji nakładów do rezultatów.
3. Wydatki mogą być rozliczane wyłącznie w kwotach netto.
4. Udział partnerów zagranicznych polegający w szczególności na wniesieniu zasobów ludzkich, organizacyjnych, technicznych lub finansowych, musi być adekwatny do celów projektu. Niezależnie od podziału zadań i obowiązków w ramach partnerstwa, ostateczną odpowiedzialność za prawidłową realizację projektu ponosi lider konsorcjum.
5. Lider konsorcjum zobowiązany jest wskazać we wniosku o dofinansowanie jakie dokładnie wydatki wchodzą w skład pozycji budżetowej do której przyporządkowany jest partner zagraniczny, oraz wskazać w Opisie sposobu kalkulacji kosztu, że podane kwoty są oszacowane w wartościach netto i podać ich sposób wyliczenia.
6. Przekazanie środków partnerowi/konsorcjantowi zagranicznemu następuje na zasadzie refundacji – jako zwrot faktycznie poniesionych wydatków – za wykonanie zadań/działań określonych w umowie partnerstwa (zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie). Środki finansowe przekazywane są przez lidera konsorcjum, po zaakceptowaniu wydatków partnera zagranicznego przez lidera konsorcjum. Po akceptacji wydatków, lider konsorcjum w raporcie okresowym składanym do Agencji Badań Medycznych wykazuje łączną kwotę wydatków partnera zagranicznego poniesionych w danym okresie sprawozdawczym.

Partner/konsorcjant zagraniczny ma obowiązek przedstawić liderowi konsorcjum szczegółowe zestawienie wydatków zarówno w walucie, w której dokonano płatności, jak i w walucie PLN, w formie tabelarycznej, stanowiącej Załącznik nr 1 do niniejszego Komunikatu. W zestawieniu wydatków partner zagraniczny wpisuje m. in. numer faktury/dowodu księgowego, nazwę usługi/działania związanego z poniesionym wydatkiem, kwotę oraz numer pozycji budżetowej z wniosku o dofinansowanie (z którą związany jest rozliczany wydatek). Partner zagraniczny wpisuje również nazwę/kod waluty oraz kurs wymiany.

Zestawienie wydatków (Załącznik nr 1) pełni funkcję dokumentu księgowego i jest wskazywane przez lidera konsorcjum w raporcie sprawozdawczym w jednej pozycji (w odniesieniu do danego partnera zagranicznego). W raporcie, jako numer dokumentu księgowego, lider wpisuje numer Zestawienia wydatków, natomiast jako datę zapłaty – datę wypłaty środków finansowych przez lidera konsorcjum na rachunek partnera zagranicznego. Datę wystawienia dokumentu księgowego stanowi data sporządzenia Zestawienia wydatków.

Lider wskazuje kategorię kosztu taką samą jak we wniosku o dofinansowanie w ramach określonego zadania. Jeśli koszty poniesione przez tego samego partnera są przypisane do np. dwóch różnych kategorii, to w raporcie należy ten koszt wskazać w podziale na dwie kategorie (w dwóch oddzielnych pozycjach raportu), z tym samym numerem Zestawienia wydatków jako numerem dokumentu księgowego – wydatki te muszą sumować się do łącznej kwoty przedstawionych wydatków przez partnera/konsorcjanta zagranicznego.

Na żądanie Agencji Badań Medycznych lider konsorcjum ma obowiązek przedstawić Zestawienie wydatków partnera zagranicznego wraz z poszczególnymi dokumentami źródłowymi, ich opisami i potwierdzeniami zapłaty.

Środki finansowe przekazywane są przez lidera konsorcjum, w wysokości zaakceptowanej przez lidera, z rachunku projektowego lidera na rachunek bankowy partnera zagranicznego, wskazany w umowie partnerstwa/konsorcjum.

7. Wszystkie faktury i inne dowody księgowe związane z wydatkami partnera zagranicznego muszą być opisane zgodnie z wytycznymi wskazanymi w umowie o dofinansowanie. Obowiązek dostarczenia informacji do partnera zagranicznego, niezbędnych do przygotowania prawidłowego opisu dokumentu księgowego oraz przygotowanie dwujęzycznego wzoru opisu, spoczywa na liderze konsorcjum.
8. Rozliczenie kosztów partnera/konsorcjanta zagranicznego będzie następowało przy zastosowaniu stałego kursu walutowego podanego przez Agencję Badań Medycznych. Przy czym, dla podmiotów, które otrzymały dofinansowanie w zakończonych już konkursach, do rozliczenia należy stosować tabelę załączoną do niniejszego Komunikatu (Tabela NBP kursów średnich walut z dnia 26.07.2021). Natomiast w przyszłych konkursach należy stosować kursy walut wskazane w załączniku do regulaminu danego konkursu. W przypadku istotnej zmiany kursu walut, Agencja Badań Medycznych rozważy zmianę kursu stosowanego do rozliczeń z partnerami/konsorcjantami zagranicznymi.
9. Partner/konsorcjant zagraniczny każdorazowo do podpisanego Zestawienia wydatków dołączy Oświadczenie stanowiące Załącznik nr 2 do niniejszego Komunikatu. Agencja Badań Medycznych rekomenduje, żeby zarówno Zestawienie wydatków (Załącznik nr 1) jak i Oświadczenie (Załącznik nr 2) były podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
10. Dopuszczalne jest przekazywanie środków partnerom/konsorcjantom zagranicznym w walutach innych niż PLN.  Do rozliczenia z Agencją Badań Medycznych należy stosować kursy walut o których mowa w pkt 8. Różnice kursowe, prowizja bankowa, w tym koszty przewalutowania nie stanowią kosztu kwalifikowalnego w projekcie.
11. Wymagania dotyczące dostępności i przechowywania dokumentów finansowych i księgowych partnerów zagranicznych są identyczne jak wymagania dotyczące dokumentacji lidera/partnerów krajowych. Partner zagraniczny musi przechowywać kompletną dokumentację potwierdzającą poniesienie każdego wydatku w takim samym okresie po zakończeniu projektu, co lider i jest zobowiązany do jej udostępnienia (oryginały lub kopie/skany tych dokumentów) na każde wezwanie Agencji.

Powyższe zapisy muszą zostać uwzględnione w umowie partnerstwa/konsorcjum, poza zakresem podstawowym wskazanym w Podręczniku dla Beneficjenta/regulaminie konkursu.

Dodatkowo, lider partnerstwa/konsorcjum zobowiązany jest do wskazania w umowie partnerstwa/konsorcjum, zadań partnera/konsorcjanta zagranicznego w podziale na:

• zadania objęte refundacją,
• zadania realizowane bezkosztowo – określające m. in. rolę partnera zagranicznego
  w zarządzaniu projektem (w celu potwierdzenia definicji partnerstwa).

Stosowanie wyżej opisanego sposobu rozliczania się z partnerem zagranicznym jest możliwe po:

• odpowiednim zaktualizowaniu wniosku o dofinansowanie, w którym w ramach harmonogramu realizacji projektu zostaną określone działania partnera/konsorcjanta zagranicznego, natomiast w ramach danej pozycji budżetowej zostanie wskazana kwota netto, a w Opisie sposobu kalkulacji kosztu sposób wyliczenia kosztu,
• zostanie zawarta umowa konsorcjum (lub aneksowana) uwzględniająca powyższe zasady rozliczania się z partnerem.

Możliwość stosowania powyższego rozliczania się z partnerem zagranicznym wchodzi w życie od daty zawarcia lub aneksowania umowy partnerstwa/konsorcjum – tj. od daty podpisania przez ostatnią ze Stron.

Informujemy o aktualizacji kursu walut do rozliczeń beneficjentów z partnerami zagranicznymi w projektach, dla których Regulamin konkursu nie określał kursu walut. Aktualny kurs walut do rozliczeń określa Tabela NBP kursów średnich walut z dnia 14.11.2024 r.  Kurs walut będzie aktualizowany co rok.